（令和５年９月６日更新）

【条例制定状況】

〇　自治体の公文書管理条例の制定状況については、総務省が「地方行政サービス改革の取組状況等に関する調査等(令和３年３月３１日公表）」において、令和２年４月１日時点での公文書管理条例等の制定状況をとりまとめている（「公文書管理条例等、情報公開条例等の制定状況について」）。この調査によると、都道府県４７団体（１００．０％）、市区町村１，６９５団体（９７．４％）において「公文書管理条例等」が制定済とされている。しかし、「公文書管理条例等」とは、「条例のほか、規則、規程、要綱等で定めている場合がある」としており、条例のみならず、規則等も含んだ数となっている。

〇　内閣府は、令和４年７月に「地方公共団体における公文書管理の取組調査」結果を公表した。令和４年４月１日時点で、全ての都道府県及び市区町村（都道府県経由）を対象に、公文書管理のための条例等の制定状況、歴史公文書の保存に関する取扱い状況、公文書館の設置状況を調査している。

　これによると、「公文書管理のための条例等」については、都道府県は全団体（うち、条例は１５団体）、市区町村は１６９４団体（９７％）が制定しており、３６都道府県では管内の全市区町村で条例等を制定している。但し、「条例等」には規則、規程、要綱等が含まれる。また、都道府県で条例を制定している１５団体の条例のうち、福岡県の「福岡県立公文書館条例」（福岡県は、公文書管理に関しては「福岡県文書管理規程」を制定）が含まれている。

〇　公文書管理条例について、条例のみに限った制定状況については、地方自治研究機構が各自治体の例規集等を調べたところ、令和５年９月１日時点で、以下の通り、都道府県で１８団体、指定都市で７団体、市区町村（指定都市を除く）で３３団体の制定が確認できる。全体としてみると、公文書管理条例を制定している自治体は少ないといえる。

〇　都道府県

〇　指定都市

〇　市区町村（指定都市除く）

【法律の制定とその後の状況】

〇　平成２１年７月に 公文書等の管理に関する法律（平成２１年７月１日公布、平成２３年４月１日施行　公文書管理法）が制定された。平成１９年に、消えた年金記録（社会保険庁）、海上自衛隊補給艦とわだ航泊日誌の誤廃棄（防衛省）、Ｃ型肝炎関係資料の放置（厚生労働省）などの事案があり、「とりわけ、保存期間満了前の誤廃棄や倉庫への放置など、昨今の公文書管理に係る不適切な事例は、国に対する信頼を失わせるものであり、その再発防止は不可欠」であり、「公文書管理の在り方を抜本的に見直し、歴史的に重要な公文書が保存・利用されるよう、職員の意識改革を図るとともに、作成から利用までのライフサイクルを通じた公文書管理法制を確立し、公文書管理体制を充実強化することにより、国民の期待に応え得る公文書管理システムを構築していくことが必要である。」（公文書管理の在り方等に関する有識者会議最終報告「「時を貫く記録としての公文書管理の在り方」～今、国家事業として取り組む～」平成２０年１１月４日　２頁）との問題認識のもと、制定された。なお、同法は、国の行政機関等を対象にしており、自治体については、「地方公共団体は、この法律の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定し、及びこれを実施するよう努めなければならない。」（３４条）としており、必要な措置を講ずる努力義務を課している。

〇　また、平成２９年から３０年にかけて、森友学園への国有地売却をめぐる交渉記録の書換え（財務省）、南スーダンＰＫＯ日報の不存在・不開示決定後の発見（防衛省）などの事案があり、「一連の公文書をめぐる問題により、行政への信頼が損なわれている」として、平成３０年７月２０日に行政文書の管理の在り方等に関する閣僚会議において「公文書管理の適正の確保のための取組について」が決定され、「文書管理の状況を常にチェックする体制を構築して文書管理のＰＤＣＡサイクルを確立するとともに、これまでのともすれば各府省任せの文書管理から、政府全体で共通・一貫した文書管理へと考え方の転換を図り、文書管理の実務を根底から立て直すことを目指す」こととされた。なお、国の文書管理に関する法令や運用等については、内閣府ＨＰ「公文書管理制度」を参照のこと。

【個別自治体の条例】

〇　宇土市、名古屋市、ニセコ町及び大阪市条例は、公文書管理法が制定される以前に制定されている。

〇　宇土市では、情報公開条例制定の前提として、文書管理のあり方が検討され、フォルダー方式によるファイリングシステム導入が決定されたが、そのシステムの維持管理を確実にする観点から、宇土市文書管理条例が制定された。

　ニセコ町では、平成１０年情報公開条例が制定され、また平成１２年に制定されたニセコ町まちづくり基本条例８条に「町は、まちづくりに関する情報を正確かつ適正に収集し、速やかにこれを提供できるよう統一された基準により整理し、保存しなければならない。」と規定されていることを踏まえ、ファイリングシステムを導入し、そのうえでニセコ町文書管理条例が制定された。

　大阪市では、第３セクターの破綻や超過勤務手当に係る不適正事案に端を発して文書管理のあり方が問題となり、また、職員厚遇問題からコンプライアンス改革を進めることとなり、そうしたことを踏まえて、大阪市公文書管理条例が制定された。

　これらの３条例制定の背景については、宇賀克也「逐条解説公文書等の管理に関する法律第３版」（第一法規　平成２７年７月）２７７頁以下を参考にしている。また、同書では、それぞれの条例の内容についても、詳しい解説がなされている。そのうえで、３条例の特色は、宇土町条例は「ファイリングシステム重視型文書管理条例」、ニセコ町条例は「情報公開重視型文書管理条例」、大阪市条例は「文書作成・保存重視型文書管理条例」であるとしている（同書３２３及び３２４頁）。

　なお、宇土市条例については、自治体法務研究２０１２年夏号条例制定の事例ＣＡＳＥＳＴＵＤＹ「宇土市文書管理条例について」を参照のこと。

〇　名古屋市情報あんしん条例は、上記３条例と異なり、情報セキュリティと文書管理を一体的に規定したものであり、６条で「実施機関は、行政文書を適正に管理しなければならない」（１項）、「実施機関は、規則で定めるところにより、行政文書の管理に関する定めを設けるものとする」（２項）、「前項の規則においては、行政文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他の行政文書の管理に関して必要な事項について定めるものとする」（３項）とし、条例施行規則において文書管理に関する定めが置かれている。本条例については、宇賀克也「情報公開・個人情報保護」（有斐閣２０１３年８月）１６２頁（注９）を参照のこと。

〇　公文書管理法制定後、島根県公文書等の管理に関する条例、熊本県行政文書等の管理に関する条例、鳥取県公文書等の管理に関する条例等が制定された。これらの条例については、上記宇賀克也「逐条解説公文書等の管理に関する法律第３版」３２４頁以下に詳しい。

〇　平成２９年、３０年の森友学園への国有地売却をめぐる交渉記録の書換え問題などを契機に、特に都道府県において積極的な条例制定の動きがみられる。平成２９年以降、東京都公文書等の管理に関する条例、愛媛県公文書の管理に関する条例、山形県公文書等の管理に関する条例、滋賀県公文書等の管理に関する条例、高知県公文書等の管理に関する条例、兵庫県公文書等の管理に関する条例、新潟県公文書の管理に関する条例、三重県公文書等管理条例、長野県公文書等の管理に関する条例、群馬県公文書等の管理に関する条例、（岩手県）公文書の管理に関する条例、山口県公文書等管理条例、徳島県公文書等の管理に関する条例及び鹿児島県公文書等の管理に関する条例が制定されている。

　このうち、東京都条例については豊洲築地市場の決定過程を示す文書の不作成問題、愛媛県条例については愛媛県における加計学園獣医学部設置をめぐる協議記録問題が契機となっているとされる。

　なお、山口県公文書管理条例検討会第１回会議（令和３年１０月１９日）参考資料３「公文書管理法と条例制定済都県の公文書管理条例との比較表」は、島根県から群馬県までの１４都県条例の内容比較一覧表を掲載している。

〇　また、平成２９年以降、市区町村においても、高根沢町公文書管理条例、天草市行政文書管理条例、大槌町公文書管理条例、那須町公文書の管理に関する条例、豊島区公文書等の管理に関する条例、渋川市公文書等の管理に関する条例、八王子市公文書の管理に関する条例、世田谷区公文書管理条例、野洲市公文書の管理に関する条例、市川市公文書等の管理に関する条例、鶴岡市公文書等の管理に関する条例、茅ヶ崎市公文書等管理条例、熊本市公文書管理条例、酒田市公文書等の管理に関する条例、金沢市公文書等の管理に関する条例、犬山市公文書管理条例、新潟市公文書管理条例、丸亀市公文書等の管理に関する条例、小平市公文書等の管理に関する条例、甲賀市公文書等の管理に関する条例、鹿児島市公文書管理条例、尼崎市公文書の管理等に関する条例、東神楽町公文書管理条例、さぬき市公文書等の管理に関する条例、仙台市公文書等の管理に関する条例及び高知市公文書等の管理に関する条例が制定されている。

　なお、大槌町条例は、東日本大震災の検証を行った際のヒアリング記録などが破棄された問題が契機となっているとされる。

【その他】

〇　上記宇賀克也「逐条解説公文書等の管理に関する法律第３版」３３８頁以下では、地方公共団体の課題として、①住民自治の理念にのっとった公文書管理法制を設けるという認識が、公文書管理条例の目的規定に示されることが必要であることなど、②現用文書と非現用文書を包摂し文書のライフスタイル全体を視野に入れたオムニバス方式の公文書管理条例とすることが望ましいことなど、③公文書管理法が用いている「特定歴史公文書等」に対応する非現用文書についても、住民の利用請求権を保障することなど、④地方独立行政法人や地方３公社も公文書管理条例で規律すべきことなど、⑤指定管理者については、行政事務を代行している限りにおいて、公文書管理条例の実施機関とすることは可能であることなど、⑥コンプライアンス確保の仕組み（公文書管理状況の長への報告の義務づけ、報告結果の概要の公表、監査など）についても、条例で定めるべきことなど、⑦公文書管理委員会のような外部の有識者の知見を活用する仕組みを整備すべきことなどを指摘している。

〇　早川和宏「地方公共団における公文書管理条例制定の状況と特色」（「地方公共団における公文書管理制度の形成―現状と課題」（公職研２０１７年４月）６６頁以下）は、公文書管理法の趣旨にのっとると、最低限、①現用文書（行政文書・法人文書に相当する文書）のみならず、非現用文書（特定歴史公文書等に相当する文書）の管理についても定めていること、②国立公文書館等に相当する組織を設け、特定歴史公文書等に相当する文書の保存・利用について定めていること、③公文書管理委員会に相当する組織を設け、その専門的知見・第三者性を生かすこと、④地方公共団体が保有する歴史公文書等の利用関係を、情報提供ではなく権利・義務の関係として定めること、⑤地方公共団体自身はもとより、地方独立行政法人等に対しても、文書管理に関する義務を課すものであること、が公文書管理条例で規律されていることが必要であるとしている。そのうえで、平成２７年３月までに制定された各条例を分類し、それぞれの特色について述べている。

〇　小池知子「「公文書管理条例」には何が求められるのか」（ガバナンス２０２０年２月号）は、日弁連法務研究財団有志による公文書管理条例研究班で作成された公文書管理条例案を紹介するとともに、自治体が公文書管理条例を制定する際の留意点について述べている。