公文書管理に関する条例

                                                  (令和3年1月22日更新)

【条例制定状況】

〇 自治体の公文書管理条例の制定状況については、総務省自治行政局行政経営支援室が「地方公共団体における公文書管理条例等の制定状況(平成29年10月1日現在)」(平成30年3月28日公表)を取りまとめている。この調査によると、都道府県47団体(100.0%)、指定都市20団体(100.0%)、市区町村(指定都市を除く。)1,605団体(93.3%)において「公文書管理条例等」が制定済とされている。しかし、「公文書管理条例等」とは、「条例以外にも規則、規程、要綱等で定めている場合もある」としており、条例に限ってみると、それを制定しているのは、都道府県で5団体、指定都市で4団体、市区町村(指定都市を除く)では10団体となっている。同調査の調査時点である平成29年10月1日以降に制定され令和2年12月18日時点で制定が確認できているものを含めると、自治体の公文書管理条例の制定状況は以下の通りとなる。全体としてみると、公文書管理条例を制定している自治体は少ないといえる。なお、条例の制定状況については、国立公文書館統括公文書専門官室「公文書管理条例の制定状況について」(国立公文書館アーカイブズ第71号 平成31年2月27日)を参考にしている。

 

〇 都道府県

島根県島根県公文書等の管理に関する条例平成23年3月11日公布

平成23年4月1日施行

熊本県 熊本県行政文書等の管理に関する条例平成23年3月23日公布

平成24年4月1日施行

鳥取県 鳥取県公文書等の管理に関する条例平成23年10月14日公布

平成24年4月1日施行

香川県 香川県公文書等の管理に関する条例平成25年3月22日公布

平成26年4月1日施行

東京都東京都公文書の管理に関する条例平成29年6月14日公布

平成29年7月1日施行

愛媛県 愛媛県公文書の管理に関する条例平成30年7月20日公布

平成30年10月1日施行

山形県 山形県公文書等の管理に関する条例平成31年3月15日公布

令和2年4月1日施行

滋賀県 滋賀県公文書等の管理に関する条例平成31年3月22日公布

令和2年4月1日施行

高知県高知県公文書等の管理に関する条例 令和元年7月3日公布

令和2年4月1日施行

兵庫県 公文書等の管理に関する条例令和元年10月7日公布

令和2年4月1日施行

新潟県 新潟県公文書の管理に関する条例 令和元年10月18日公布

令和2年4月1日施行

三重県 三重県公文書等管理条例令和元年12月23日公布

令和2年4月1日施行

長野県 長野県公文書等の管理に関する条例 令和2年3月19日公布

令和4年4月1日施行

群馬県 群馬県公文書等の管理に関する条例令和2年3月27日公布

令和3年4月1日施行

 

〇 指定都市

名古屋市 名古屋市情報あんしん条例平成16年3月31日公布

平成16年4月1日施行

大阪市 大阪市公文書管理条例平成18年3月31日公布

平成18年4月1日施行

札幌市札幌市公文書管理条例 平成24年6月13日公布

平成25年4月1日施行

相模原市 相模原市公文書管理条例平成25年12月24日公布

平成26年4月1日施行

 

〇 市区町村(指定都市除く)

熊本県宇土市 宇土市文書管理条例平成13年3月23日公布

平成13年4月1日施行

北海道ニセコ町 ニセコ町文書管理条例平成16年12月17日公布

平成16年12月17日施行

広島県安芸高田市 安芸高田市公文書等の管理に関する条例平成23年12月22日公布

平成24年4月1日施行

埼玉県志木市 志木市公文書管理条例平成24年3月22日公布

平成24年4月1日施行

滋賀県草津市草津市市政情報の管理に関する条例 平成24年12月27日公布

平成25年3月31日施行

秋田県秋田市 秋田市公文書管理条例平成25年12月27日公布

平成26年4月1日施行

長野県小布施町 小布施町公文書管理条例平成25年3月25日公布

平成25年4月1日施行

香川県高松市 高松市公文書等の管理に関する条例平成25年3月27日公布

平成26年4月1日施行

香川県三豊市三豊市公文書等の管理に関する条例 平成27年3月27日公布

平成27年4月1日施行

神奈川県藤沢市 藤沢市公文書等の管理に関する条例平成28年6月24日公布

平成29年4月1日施行

栃木県高根沢町 高根沢町公文書管理条例 平成29年12月14日公布

平成30年1月1日施行

熊本県天草市 天草市行政文書管理条例平成30年12月21日公布

平成31年4月1日施行

岩手県大槌町 大槌町公文書管理条例平成31年3月7日公布

平成31年4月1日施行

栃木県那須町 那須町公文書の管理に関する条例 平成31年3月7日公布

平成31年4月1日施行

東京都豊島区 豊島区公文書等の管理に関する条例平成31年3月25日公布

令和元年10月1日施行

群馬県渋川市 渋川市公文書等の管理に関する条例 令和元年12月12日公布

令和3年4月1日施行

東京都八王子市 八王子市公文書の管理に関する条例令和元年12月17日公布

令和2年4月1日施行

東京都世田谷区 世田谷区公文書管理条例 令和2年3月25日公布

令和2年4月1日施行

滋賀県野洲市 野洲市公文書の管理に関する条例令和2年3月25日公布

令和2年4月1日施行

千葉県市川市 市川市公文書等の管理に関する条例 令和2年3月25日公布

令和2年7月1日施行

山形県鶴岡市 鶴岡市公文書等の管理に関する条例 令和2年3月25日公布

令和3年4月1日施行

神奈川県茅ケ崎市 茅ヶ崎市公文書等管理条例令和2年3月26日公布

令和3年4月1日施行

熊本県熊本市 熊本市公文書管理条例令和2年12月18日公布

令和3年4月1日施行

 

【法律の制定とその後の状況】

〇 平成21年7月に 公文書等の管理に関する法律(平成21年7月1日公布、平成23年4月1日施行 公文書管理法)が制定された。平成19年に、消えた年金記録(社会保険庁)、海上自衛隊補給艦とわだ航泊日誌の誤廃棄(防衛省)、C型肝炎関係資料の放置(厚生労働省)などの事案があり、「とりわけ、保存期間満了前の誤廃棄や倉庫への放置など、昨今の公文書管理に係る不適切な事例は、国に対する信頼を失わせるものであり、その再発防止は不可欠」であり、「公文書管理の在り方を抜本的に見直し、歴史的に重要な公文書が保存・利用されるよう、職員の意識改革を図るとともに、作成から利用までのライフサイクルを通じた公文書管理法制を確立し、公文書管理体制を充実強化することにより、国民の期待に応え得る公文書管理システムを構築していくことが必要である。」(公文書管理の在り方等に関する有識者会議最終報告「「時を貫く記録としての公文書管理の在り方」〜今、国家事業として取り組む〜」平成20年11月4日 2頁)との問題認識のもと、制定された。なお、同法は、国の行政機関等を対象にしており、自治体については、「地方公共団体は、この法律の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定し、及びこれを実施するよう努めなければならない。」(34条)としており、必要な措置を講ずる努力義務を課している。

〇 また、平成29年から30年にかけて、森友学園への国有地売却をめぐる交渉記録の書換え(財務省)、南スーダンPKO日報の不存在・不開示決定後の発見(防衛省)などの事案があり、「一連の公文書をめぐる問題により、行政への信頼が損なわれている」として、平成30年7月20日に行政文書の管理の在り方等に関する閣僚会議において「公文書管理の適正の確保のための取組について」が決定され、「文書管理の状況を常にチェックする体制を構築して文書管理のPDCAサイクルを確立するとともに、これまでのともすれば各府省任せの文書管理から、政府全体で共通・一貫した文書管理へと考え方の転換を図り、文書管理の実務を根底から立て直すことを目指す」こととされた。なお、国の文書管理に関する法令や運用等については、内閣府HP「公文書管理制度」を参照のこと。

 

【個別自治体の条例】

〇 宇土市、名古屋市、ニセコ町及び大阪市条例は、公文書管理法が制定される以前に制定されている。

〇 宇土市では、情報公開条例制定の前提として、文書管理のあり方が検討され、フォルダー方式によるファイリングシステム導入が決定されたが、そのシステムの維持管理を確実にする観点から、宇土市文書管理条例が制定された。

  ニセコ町では、平成10年情報公開条例が制定され、また平成12年に制定されたニセコ町まちづくり基本条例8条に「町は、まちづくりに関する情報を正確かつ適正に収集し、速やかにこれを提供できるよう統一された基準により整理し、保存しなければならない。」と規定されていることを踏まえ、ファイリングシステムを導入し、そのうえでニセコ町文書管理条例が制定された。

  大阪市では、第3セクターの破綻や超過勤務手当に係る不適正事案に端を発して文書管理のあり方が問題となり、また、職員厚遇問題からコンプライアンス改革を進めることとなり、そうしたことを踏まえて、大阪市公文書管理条例が制定された。

  これらの3条例制定の背景については、宇賀克也「逐条解説公文書等の管理に関する法律第3版」(第一法規 平成27年7月)277頁以下を参考にしている。また、同書では、それぞれの条例の内容についても、詳しい解説がなされている。そのうえで、3条例の特色は、宇土町条例は「ファイリングシステム重視型文書管理条例」、ニセコ町条例は「情報公開重視型文書管理条例」、大阪市条例は「文書作成・保存重視型文書管理条例」であるとしている(同書323及び324頁)。

  なお、宇土市条例については、自治体法務研究2012年夏号条例制定の事例CASESTUDY「宇土市文書管理条例について」を参照のこと。

〇 名古屋市情報あんしん条例は、上記3条例と異なり、情報セキュリティと文書管理を一体的に規定したものであり、6条で「実施機関は、行政文書を適正に管理しなければならない」(1項)、「実施機関は、規則で定めるところにより、行政文書の管理に関する定めを設けるものとする」(2項)、「前項の規則においては、行政文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他の行政文書の管理に関して必要な事項について定めるものとする」(3項)とし、条例施行規則において文書管理に関する定めが置かれている。本条例については、宇賀克也「情報公開・個人情報保護」(有斐閣2013年8月)162頁(注9)を参照のこと。

〇 公文書管理法制定後、島根県公文書等の管理に関する条例熊本県行政文書等の管理に関する条例鳥取県公文書等の管理に関する条例等が制定された。これらの条例については、上記宇賀克也「逐条解説公文書等の管理に関する法律第3版」324頁以下に詳しい。

〇 平成29年、30年の森友学園への国有地売却をめぐる交渉記録の書換え問題などを契機に、特に都道府県において積極的な条例制定の動きがみられる。平成29年以降、 東京都公文書の管理に関する条例 愛媛県公文書の管理に関する条例 山形県公文書等の管理に関する条例 滋賀県公文書等の管理に関する条例高知県公文書等の管理に関する条例 兵庫県公文書等の管理に関する条例 新潟県公文書の管理に関する条例三重県公文書等管理条例長野県公文書等の管理に関する条例及び群馬県公文書等の管理に関する条例が制定(令和2年12月18日時点で制定が確認できているもの)されている。

  このうち、東京都条例については豊洲築地市場の決定過程を示す文書の不作成問題、愛媛県条例については愛媛県における加計学園獣医学部設置をめぐる協議記録問題が契機となっているとされる。

  なお、日経グローカルNo.348号(2018年9月)は、平成30年8月時点の都道府県の条例制定の動きを紹介している。

〇 また、平成29年以降、市区町村においても、 高根沢町公文書管理条例天草市行政文書管理条例大槌町公文書管理条例那須町公文書の管理に関する条例豊島区公文書等の管理に関する条例渋川市公文書等の管理に関する条例八王子市公文書の管理に関する条例世田谷区公文書管理条例野洲市公文書の管理に関する条例市川市公文書等の管理に関する条例鶴岡市公文書等の管理に関する条例茅ヶ崎市公文書等管理条例及び 熊本市公文書管理条例(令和2年12月18日時点で制定が確認されているもの)が制定されている。

  なお、大槌町条例は、東日本大震災の検証を行った際のヒアリング記録などが破棄された問題が契機となっているとされる。

 

【その他】

〇 上記宇賀克也「逐条解説公文書等の管理に関する法律第3版」338頁以下では、地方公共団体の課題として、@住民自治の理念にのっとった公文書管理法制を設けるという認識が、公文書管理条例の目的規定に示されることが必要であることなど、A現用文書と非現用文書を包摂し文書のライフスタイル全体を視野に入れたオムニバス方式の公文書管理条例とすることが望ましいことなど、B公文書管理法が用いている「特定歴史公文書等」に対応する非現用文書についても、住民の利用請求権を保障することなど、C地方独立行政法人や地方3公社も公文書管理条例で規律すべきことなど、D指定管理者については、行政事務を代行している限りにおいて、公文書管理条例の実施機関とすることは可能であることなど、Eコンプライアンス確保の仕組み(公文書管理状況の長への報告の義務づけ、報告結果の概要の公表、監査など)についても、条例で定めるべきことなど、F公文書管理委員会のような外部の有識者の知見を活用する仕組みを整備すべきことなどを指摘している。

〇 早川和宏「地方公共団における公文書管理条例制定の状況と特色」(「地方公共団における公文書管理制度の形成―現状と課題」(公職研2017年4月)66頁以下)は、公文書管理法の趣旨にのっとると、最低限、@現用文書(行政文書・法人文書に相当する文書)のみならず、非現用文書(特定歴史公文書等に相当する文書)の管理についても定めていること、A国立公文書館等に相当する組織を設け、特定歴史公文書等に相当する文書の保存・利用について定めていること、B公文書管理委員会に相当する組織を設け、その専門的知見・第三者性を生かすこと、C地方公共団体が保有する歴史公文書等の利用関係を、情報提供ではなく権利・義務の関係として定めること、D地方公共団体自身はもとより、地方独立行政法人等に対しても、文書管理に関する義務を課すものであること、が公文書管理条例で規律されていることが必要であるとしている。そのうえで、平成27年3月までに制定された各条例を分類し、それぞれの特色について述べている。

〇 小池知子「「公文書管理条例」には何が求められるのか」(ガバナンス2020年2月号)は、日弁連法務研究財団有志による公文書管理条例研究班で作成された公文書管理条例案を紹介するとともに、自治体が公文書管理条例を制定する際の留意点について述べている。




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